В 2013 году Дмитрий Крисевич, родом из Могилёва, открыл в Минске первые салоны по продаже дверей. За 12 лет бизнес «ООО Дверной сезон» вырос в полноценную сеть с собственным отделом замеров, сервисной службой и гарантийным обслуживанием. Казалось бы, успех. Но за этим стояли десятки поездок из Могилёва в Минск каждую неделю — 200 километров и 2,5 часа в одну сторону. Полдня уходило только на дорогу, чтобы лично разбирать вопросы и контролировать работу. При этом в каждом салоне всё работало по своим правилам: задачи терялись, процессы дублировались, структуры не было. С ростом бизнеса стало очевидно, что хаос будет только усиливаться, а масштабирование приведёт к повторению одних и тех же проблем.

От собственной разработки к CRM-системе

В 2017 году в ООО «Дверной сезон» решили: нужно своё решение для управления заказами. Команда собрала требования, подключила айтишников и начала разработку базы с нуля. Через 11 месяцев появилась система, которая закрывала базовые задачи: обработка данных, статусы заказов, возможность работать нескольким специалистам одновременно.

Однако бизнес рос, вместе с ним росли и запросы. Уже через пять месяцев работы в компании появился целый список идей — от автоматизации рутинных задач до новых инструментов для сотрудников. Становилось очевидно, что компания движется в сторону комплексной CRM, а не просто базы заказов.

Дмитрий обсуждал эти идеи с коллегами и предпринимателями из своего окружения — и понял: всё, что они хотят видеть в системе, идеально ложится в концепцию онлайн-сервиса «Битрикс24». Так компания сделала следующий шаг: перешла от собственной разработки к полноценной CRM-платформе, которая позволила объединить процессы и расти быстрее.

Первые шаги с Битрикс24

Для клиентов ООО «Дверной сезон» ничего не изменилось — они по-прежнему приходили в салоны, получали консультацию и ждали свои двери. Все перемены происходили внутри команды. В систему начали поступать заявки из разных источников (звонки с телефонии, формы с сайта, обращения из рекламы и даже сообщения из соцсетей). Все они теперь сразу фиксировались в CRM и не терялись, а вместе с этим сохранялись договорённости и история общения. Менеджеры получали напоминания о звонках и статусах заказов, а руководители видели: если правильно работать в системе, она экономит время, снимает рутину и повышает качество обслуживания.

— Мы понимали, что система решает наши задачи, но важно было сделать так, чтобы команда приняла её и почувствовала пользу в ежедневной работе, — поделился Дмитрий Крисевич, директор ООО «Дверной сезон».

Как адаптировались к новой системе

Чтобы переход прошёл максимально комфортно, в компании провели 2 этапа внедрения.

• 1 этап. Назначили отдельного менеджера проекта от «Дверного сезона», который собирал все комментарии от сотрудников и помогал приоритизировать задачи.
• 2 этап. Пригласили интегратора — Татьяну Богдан.

Совместная работа длилась полгода: за это время удалось закрыть 95% критичных вопросов и выстроить систему так, чтобы она реально помогала бизнесу.

— Главный вызов был в том, чтобы сотрудники поверили и приняли новые правила. — поделился Дмитрий Крисевич. — Два раза в неделю я лично проводил аттестации и показывал на своем примере, как работать в системе.

Хотите навести порядок в бизнес-процессах? Приходите на бесплатную конференцию и узнайте, как это сделать! 26 сентября в Могилеве приглашаем вас на практическое бизнес-событие от онлайн-сервиса «Битрикс24» и ОАО «Паритетбанк». Эксперты расскажут, как превратить лайки в продажи, ускорить рабочие процессы и решать производственные задачи вместе с поколением зумеров. И это ещё не всё! Цифровизация оптимизирует процессы и улучшает клиентский опыт. Спикеры от ОАО «Паритетбанк» расскажут о банковских онлайн-решениях, которые позволяют пользоваться продуктами и услугами из любого города и экономить время для занятия своим любимым делом.

Кроме того, мы дадим конкретные рекомендации по защите персональных данных — что делать с информацией клиентов, чтобы всё было безопасно и в рамках закона.

Не упустите возможность сделать бизнес эффективнее и задать свои вопросы ведущим экспертам белорусского рынка. Количество мест ограничено — успейте зарегистрироваться!

Что изменили в настройках Битрикс24

— Первым делом мы собрали всю клиентскую базу в одном месте, — поделилась интегратор проекта Татьяна Богдан. — Для сделок настроили две воронки: отдельно для входных дверей и отдельно для межкомнатных. На каждом этапе добавили автоматизацию, чтобы сотрудники меньше тратили времени на рутину.

*Фотографии носят иллюстрирующий характер

Теперь система сама ставит задачи на замер, отправляет СМС клиентам о готовности заказа и считает остаток оплаты. Мы убрали лишние кнопки и оставили только то, что реально нужно в работе. Подключили смежные отделы — снабжение, склад, логистику и бухгалтерию, — и это избавило менеджеров от дублирования информации в нескольких таблицах.

*Фотографии носят иллюстрирующий характер

В Битрикс24 появился отдел контроля качества: отдельный специалист проверяет историю сделки и помогает исключить повторяющиеся ошибки. Для работы с рекламациями мы настроили отдельный процесс — от регистрации до устранения. Благодаря этому клиентский сервис стал прозрачным и предсказуемым.

— На этом мы не остановились, — поделилась Татьяна Богдан — за четыре года мы шаг за шагом дополняли портал новыми функциями. Разработали алгоритм, который связывает сделки из разных воронок в единый комплексный заказ, сделали калькулятор для просчёта замеров и отдельное приложение для бухгалтерии, чтобы быстрее находить нужные данные.

Кроме того, мы создали приложение для автоматического расчёта мотивации менеджеров по более чем десяти KPI и чат-бот с гибким наполнением. Всё это позволило команде работать быстрее, руководителям видеть полную картину, а клиентам — получать более качественный сервис.

Результаты

В 3 раза меньше звонков между отделами — бухгалтерия, склад и логистика работают через CRM, а не по телефону.

+40% к допродажам — благодаря прозрачным процессам и новым инструментам менеджеры стали активнее предлагать сопутствующие товары.

−75% времени на оформление заказа — 15 минут вместо часа.

0% пропущенных лидов — все заявки фиксируются в системе, ничего не теряется.

+20% к конверсии звонков — за счёт встроенного AI-помощника CoPilot и обучения сотрудников.

Делегирование операционки — собственник освободил время для стратегии и развития.

Поездки в Минск сократились в 8 раз — теперь не каждую неделю, а всего два раза в месяц.

Кейс ООО «Дверной сезон» показал, что даже традиционный офлайн-бизнес можно выстроить так, чтобы управлять им из другого города и при этом расти быстрее.