18 лет назад появилась компания «Алесса», которая начиналась как небольшой семейный бизнес и специализировалась на оптовых поставках металлорежущего инструмента и технологической оснастки для корпоративного сектора. Сегодня — это торгово-промышленная компания, которая работает  с крупными, средними и малыми производствами по всей Беларуси.

Выяснили, у собственницы и директора эффективного бизнеса Нелли Беляй, в чём  секрет роста и что важно знать и делать каждому, чтобы развиваться. 

С чего всё начиналось

«АЛЕССА» первые 15 лет функционировала как семейный бизнес с 10 сотрудниками. Мы были стабильны, но не выделялись среди множества других компаний «купи-продай». — Рассказывает Нелли Беляй. — Нас было всего 10 человек и даже при таком штате появились проблемы с управлением и внутренними коммуникациями».

1. Каждое утро все сотрудники компании собирались в одном кабинете и 30-40 минут обсуждали итоги вчерашнего дня и планы на сегодня. Все организационные вопросы решались на утренних планерках. Часто возникали ошибки из-за недопонимания или забывчивости, мы тратили много времени, а иногда и других ресурсов, чтобы их исправить.

2. Не были налажены процессы по отгрузкам, оплатам, размещению заказов у производителей и учету тендерных заявок. Это влияло на эффективность бизнеса в целом.

3. При найме новых сотрудников, обучением занимался руководитель. В среднем требовалось около 6 месяцев на адаптацию и внедрение в должность сотрудника отдела продаж. Информация о ключевых процессах, технических характеристиках товара и стандартах работы  передавалась в устной форме, ведь не было единой базы знаний.

4. Задачи передавались на бумаге или по телефону между отделами, что увеличивало влияние человеческого фактора и приводило к постоянным ошибкам и недочетам.

5. Мы не вели системный учет работы с клиентами. Эффективность каждого сотрудника была «на его совести», часто клиент мог потеряться в потоке звонков или ему просто забывали перезвонить. Информация о клиентах хранилась разрозненно в блокнотах или «головах» сотрудников. И если сотрудник увольнялся или уходил в отпуск, начинался настоящий хаос в работе с клиентами. 

6. Я стала «узким горлышком» для процессов своей компании. Количество задач стало таким, что помнить каждую и контролировать их выполнение было уже практически невозможно.

7. В общении мы использовали сразу несколько разных мессенджеров с созданными различными группами. Переписки терялись, отследить или проконтролировать что-то было крайне сложно.

8. Не было прозрачной системы контроля оплат. Поэтому, к сожалению, случались просрочки платежей и нарушение сроков поставок товара по договорам. 

9. У  нашего рекрутера были проблемы с учетом кандидатов, что удлиняло процесс найма.

Как правильно считать расходы и доходы, зачем нужен маркетинг, как управлять продажами, какие программы поддержки бизнеса есть в Могилёвском регионе, на что обращать внимание, если вы работаете с персональными данными клиентов, — ответы на эти вопросы вы найдёте не бесплатной конференции онлайн-сервиса “Битрикс24” 25 сентября в Могилёве. Количество мест ограничено, регистрируйтесь!  

Что было дальше

В поисках решения Нелли записалась на обучение и узнала о CRM-системах, основная цель которых упорядочить внутренние процессы и улучшить работу с клиентами. После изучения информации и сравнения различных решений в Алесса выбрали онлайн-сервис «Битрикс24».

Чтобы реализовать проект быстро, не погружаясь в технические детали и получать экспертную поддержку, Нелли Беляй решила нанять компанию-интегратора:

«Правильный выбор интегратора составляет 80% успеха при запуске CRM-системы. Из нескольких вариантов я остановилась на компании ООО «ИЛАИТА БЕЛ». С интегратором мы начали работу с того, что прописали основные бизнес-процессы компании крупными штрихами и определили приоритеты, что нужно было внедрить в первую очередь. Начали с мелких и простых процессов, чтобы команда обучалась работать в Битриксе 24 поэтапно. Основные процессы компании были автоматизированы за два месяца».

Как проходило внедрение? 

В первую очередь, навели порядок в отделе продаж, построили воронки по отгрузкам и оплатам и организовали работу отделов в части постановки задач и контроля поручений. Этот процесс занял у нас 2 месяца. 

— Это был один из первых запросов клиента. — комментирует Артем Столяров, владелец и директор компании-интегратора ООО «ИЛАИТА БЕЛ».

Мы создали несколько групп задач на разные темы. В частности: «отгрузка клиентам», «поставки от поставщиков». Сотрудники в течение дня по шаблону ставят задачи в эти группы. И ответственный за задачи видит их в одном месте, в частности, бухгалтер.

Таким образом, в принципе отпала необходимость в планерках.

Когда мы посчитали математику, получилось следующее: 30 мин. утренних планерок * 10 сотрудников * 22 рабочих дня = 110 часов. Это экономия рабочего времени, которая была достигнута одним простым инструментом.

Далее мы подключили IP-телефонию, создали базу знаний и построили систему адаптации сотрудников, начали отслеживать аналитику продаж по дашбордам и отчётам.

Уже через 4 месяца после внедрения появились положительные результаты:

1. Работа отдела продаж стала системная и эффективная. 

2. Наладили систему учёта тендерных заявок. 

3. Клиентскую базу упорядочили и начали контролировать работу с лидами.

4. Снизилось влияние человеческого фактора на продажи.

5. Наладилась коммуникация между отделами

6. Настроили найм и адаптацию сотрудников, сформировали цифровое «рабочее место» HR.

— Любую автоматизацию может инициировать только руководитель. Если руководитель не болеет за внедрение CRM-системы, то она так и останется на уровне постановки задач и болталки, — советует Нелли Беляй. — Если в чём-то сомневаетесь, сходите на экскурсию в компанию, где процессы уже автоматизированы. Вы найдёте много полезной информации и о внедрении инструментов, и о работе с обучением сотрудников новому ПО.